Missions et responsabilités en contrôle de gestion du DAF

Qu’est ce que le contrôle de gestion ?

Le contrôle de gestion est un système de pilotage mis en œuvre pour optimiser les performances d’une entreprise, c’est-à-dire améliorer le rapport entre les moyens engagés et les résultats obtenus. Le contrôle de gestion va bien au-delà de la notion de « contrôle » comme l’expression le laisse entendre. C’est le maillon essentiel permettant d’assurer le lien et la cohérence entre la stratégie d’entreprise et les actions mises en place pour atteindre les objectifs stratégiques. Grâce à la mise en place de tableaux de bords, d’indicateurs et d’un système de suivi régulier des données financières et terrains, la direction peut se rendre compte, grâce au contrôle de gestion, de la bonne avancée (ou non) de la feuille de route.

Le processus de Contrôle de gestion se décompose en quatre étapes clés et chronologiques

• Première étape : Définir les objectifs stratégiques, le budget et planifier un plan d’actions pour atteindre ces objectifs
• Deuxième étape : Mettre en œuvre le plan d’action défini
• Troisième étape : Suivre le bon déroulé du plan d’actions grâce à un système de suivi (indicateurs de pilotage, réunions régulières avec les parties prenantes, suivi des actions et des risques)
• Quatrième étape : Analyser les résultats et mettre en place les actions correctives

Définir la stratégie et le budget, étape clé reposant sur le directeur financier à temps partagé ou à temps plein

Le directeur financier est un acteur majeur dans la définition de la stratégie de l’entreprise. Membre du comité de direction, les responsabilités et les missions du DAF sont clés. Il définit notamment chaque année avec le directeur générale et les autres responsables la stratégie pour l’année suivante. Dans ce contexte, le directeur administratif et financier à temps partagé ou à temps plein amène une vision chiffrée et rationnelle de la stratégie. En effet, traditionnellement, le directeur général défini les ambitions stratégiques de l’entreprise (ex : croissance du chiffre d’affaires, augmentation du nombre de clients, lancement d’un nouveau produit ou service). Chaque responsable de service va décliner cette vision transverse et générale pour son service via un plan d’actions permettant d’atteindre l’ambition définie. Le DAF va quant à lui s’assurer de la cohérence opérationnelle et financière de l’ensemble de ces informations en définissant un budget, élément essentiel de pilotage de l’entreprise.

Ainsi, une stratégie aura été définie pour l’entreprise, avec des objectifs mesurables et quantifiables. Chaque service aura défini une feuille de route qui sera associée à un budget (ambition en termes de chiffre d’affaires avec les coûts à respecter). Le directeur financier externalisé (ou interne) se sera assuré de la cohérence de la démarche. Il joue donc un rôle clé et essentiel au sein de la société.

Le contrôle de gestion, processus de pilotage essentiel pour l’entreprise

Le directeur financier va ensuite mettre en place un système de suivi pour piloter le programme défini, suivre le bon déroulé des actions et identifier les risques ou les retards de façon à pouvoir anticiper rapidement les actions correctives à mettre en place. C’est ce qu’on appelle le contrôle de gestion.
Le DAF est souvent accompagné de personnes dédiées au contrôle de gestion et doit donc encadrer ces collaborateurs, et ainsi avoir des compétences managériales. Le contrôleur de gestion va effectuer un travail analytique : il va analyser les données opérationnelles et financières. Il va par exemple effectuer des analyses sur les sujets suivants

• Analyse détaillée du chiffre d’affaires, par produit ou service, par client, par zone géographique
• Analyse détaillée des charges, par produit ou service, par client, par zone géographique
• Analyse des données opérationnelles : délai de déploiement, délai de livraison, délai de paiement fournisseur ou client
• Analyse des stocks, des pertes, de la valorisation des produits transformées
• Analyse des actions marketings

Une élément clé de ce processus de pilotage est de comparer les chiffres de l’année en cours au budget et aux années passées pour avoir des éléments de comparaison. Ces informations vont être remontées et analysées précisément par le directeur financier qui va pouvoir contrôler régulièrement les points positifs et les risques. Ainsi, le DAF pourra remonter au directeur général et aux responsables de chaque service les points d’amélioration si des retards ont été identifiées vis-à-vis des objectifs et du budget.

Les outils pour avoir un contrôle de gestion performant

Le contrôle de gestion consiste principalement à analyser les données disponibles en entreprise. Les données proviennent généralement de la comptabilité et d’outils de gestion (ex : SIRH, ERP, outil de gestion de commande, outil back office). Pour avoir un contrôle de gestion qui fonctionne bien, il y a trois éléments clés.

Tout d’abord, un enjeu essentiel est d’avoir des données de qualité de façon à pouvoir les analyser correctement. Comme évoqué dans l’article « Les missions comptables du DAF », la comptabilité est la source d’information clé pour les informations financières. Ainsi, avoir une bonne maîtrise de la comptabilité, avoir une comptabilité à jour chaque jour, permet de pouvoir avoir des informations financières de qualité servant le contrôle de gestion, mais aussi les missions financières du DAF.

Ensuite, les sources de données peuvent être nombreuses et contenir des volumes importants de données. Le directeur financier à temps partagé ou à temps plein, doit donc avoir de bonnes compétences informatiques et en traitement de données pour pouvoir mener à bien sa mission.

Enfin, des outils d’analyse existent sur le marché et permettent de pouvoir suivre les différents axes du contrôle de gestion. Comme par exemple, des outils de gestion de trésorerie ou des outils de Business Intelligence comme PowerBI ou Tableau. Le directeur financier doit donc être moteur pour s’équiper des bons outils pour fiabiliser le contrôle de gestion.

Le contrôle de gestion est une mission clé dans la gestion de l’entreprise et une des missions les plus importantes du poste du DAF. Cela permet d’avoir une bonne visibilité sur la santé financière de l’entreprise et sur l’atteinte des objectifs stratégiques.

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