La RPA (Robotic Process Automation), qui peut se traduire en français par « automatisation robotisée des processus », est une technologie qui permet de créer, déployer et superviser des robots qui répliquent les interactions humaines avec les applications et systèmes numériques – les robots en question étant logiciels et non physiques.

A l’image des employés en chair et en os, les robots ainsi créés peuvent analyser ce qui est affiché à l’écran, saisir du texte dans les champs adéquats, naviguer entre les fenêtres d’une application, identifier et extraire les données pertinentes, envoyer un courriel ou une invitation à une réunion, et bien d’autres tâches encore.

Tout cela bien plus rapidement, avec plus de régularité, sans les erreurs, la fatigue ou les absences de nous autres humains.

Les bénéfices pour l’entreprise sont nombreux et peuvent être classés en 6 catégories :

1. Baisse des coûts : les robots exécutent, à moindre coût que des employés, les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée et chronophages
2. Plus grande flexibilité : les robots absorbent rapidement les hausses d’activité et répondent aux pics de charge sans effort
3. Précision accrue : les robots réduisent les erreurs humaines ou de saisie manuelle
4. Meilleure conformité : les robots respectent toujours les règles prédéfinies
5. Hausse de motivation et de productivité : libérés des tâches robotisées, vos équipes produisent plus de valeur en se concentrant sur les activités stratégiques, facteur-clé de motivation pour des personnels de plus en plus en quête de sens
6. Accélération de la transformation digitale : la RPA participe à la digitalisation de processus, de données et d’interfaces jusqu’à présent manuels ou analogiques

Jusqu’à l’arrivée de la RPA, la transformation digitale était de fait réservée aux entreprises grandes, riches ou très en avance technologiquement. Elle impliquait des cabinets de conseil ou des SSII coûteux pour des projets de plusieurs mois de remise à plat des processus de l’entreprise afin de les adapter aux derniers outils disponibles. S’y ajoutaient souvent de lucratives options d’externalisation des systèmes, des personnels et processus métier (BPO).

A l’inverse, un des avantages majeurs de la RPA est qu’elle est opérationnelle rapidement – quelques semaines voire quelques jours – car elle s’adapte aux systèmes existants et s’intègre aux processus en place. Même s’il est fortement recommandé de réaliser un audit de l’existant pour identifier les risques, doublons et autres goulots d’étranglement et de les adresser afin de bénéficier au maximum de la RPA. Une étape préparatoire dans laquelle l’expertise de DigiDAF s’avérera précieuse.

Plusieurs solutions RPA performantes sont disponibles sur le marché, les plus connues étant UiPath, BluePrism et Automation Anywhere. Très complètes, elles sont cependant peu adaptées aux besoins et aux ressources des TPE/PME. Leur mise en place et leur maîtrise requièrent le plus souvent une équipe dédiée aux compétences techniques poussées, pour une facturation minimum de plusieurs milliers d’euros par an pour quelques robots.

De son côté, Microsoft propose avec la suite Power Platform de sa gamme dans le cloud Office365 l’outil idéal pour une TPE/PME. Tout d’abord, l’intégration avec les outils de bureautique (Excel), de collaboration (Sharepoint) et de communication (Teams) est parfaite. Ensuite, elle est simple d’utilisation, reprenant les principes directeurs chers à Microsoft. Et les compétences de base en programmation d’une équipe IT même réduite sont suffisantes pour en assurer la maintenance. Enfin, elle est meilleur marché que les solutions concurrentes mentionnées plus haut : compter 15 euros par utilisateur par mois pour un nombre illimité de robots, soit 75 euros pour équiper 5 membres de l’équipe du DAF ou DAF à temps partagé.

Voici 3 exemples concrets d’application de la RPA au périmètre de responsabilité du DAF

• Aide à la vérification des factures : le robot RPA extrait d’une facture au format numérique voire scannée les éléments de vérification (montant, nom du fournisseur, date de paiement, etc.) et les confronte aux informations remplies par le demandeur, en s’appuyant sur le plan de comptes. Si une anomalie est détectée, le robot alerte le vérificateur pour confirmation manuelle ou peut même renvoyer la demande en mentionnant les champs à modifier.
• Collecte des validations des paiements bancaires : le comptable fournisseur prépare la liste des paiements à réaliser sur le site de la banque, puis active le robot RPA qui va avertir par courriel le valideur 1 de cette nouvelle tâche, en y attachant les fichiers nécessaires à la confirmation des montants, bénéficiaires, coordonnées bancaires, etc. Le robot passe ensuite la demande approuvée par le valideur 1 au valideur 2, qui approuve définitivement le paiement.
• Préparation du Budget : le robot RPA collecte les informations budgétaires dans les différents fichiers (Excel, etc.) et les enregistre, en suivant les étapes du processus dédié, dans l’outil de reporting (site web ou application bureautique)

Ces 3 exemples de robot RPA ont été déployés récemment par l’équipe DigiDAF en s’appuyant sur Microsoft Power Platform.