Tout savoir sur l'obligation de facturation électronique

1/ Qu’est-ce qu’une facture électronique ? 

 Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est « une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée », différente des factures « papier » ou PDF. Les factures transmises par voie électronique ne sont valables qu’à condition que l’authenticité de leur origine (émetteur identifié), l’intégrité de leur contenu (non modifiable) et leur lisibilité soient garanties. 

La liste des informations devant être mentionnées sur les factures est définie par le code général des impôts ou par le code de commerce. Vous pourrez les retrouver en intégralité sur les sites associés, que nous vous invitons à consulter régulièrement afin de connaître les dernières mises à jour. 

 Outre la vision écologique de la dématérialisation, mettant un terme à l’envoi de facture papier, celle-ci constitue un levier de modernisation de la chaîne de facturation, avec une réduction des coûts associés à la facturation (environ 15€ par facture) et l’allègement des obligations déclaratives des entreprises (en matière de déclarations de TVA notamment). 

2/ Qu’est-ce qu’une facture structurée et quels sont les standards existants ? 

Le format de la facture électronique n’est pas un simple PDF échangé par email. Il s’agit en réalité d’un format structuré permettant la sécurisation des données et une transmission automatique à l’administration fiscale de toutes les mentions obligatoires devant être présentes sur les factures.  

Cette facture électronique comporte un ensemble d’informations permettant de suivre notamment les données de paiement. Le format doit donc être lisible par tous les logiciels et permettra de connaître l’entièreté du cycle de vie d’une facture de son émission jusqu’à son règlement. 

 Même s’il n’existe pas un unique format standard accepté, la Factur-X est l’un des formats structurés standards « hybride » les plus connus. Hybride signifie qu’il peut être lu à la fois en PDF et par les outils du process de dématérialisation (plateformes, ERP, …). Il associe en effet le PDF à un fichier XLM contenant l’ensemble des informations obligatoires. 

Ce format, conforme à la norme européenne, a été initialement conçu pour permettre les échanges de factures entre l’Allemagne et la France.  

3/ Quel est le calendrier de l’obligation de facture électronique ? 

 La loi de finances rectificative pour 2022 a fixé un calendrier généralisant la facturation électronique, ainsi que ses modalités de mise en œuvre. Le déploiement de l’obligation de facturation électronique se fera progressivement, en tenant compte de la taille des entreprises, afin de permettre à chacune de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions. La facturation électronique s’appliquera : 

• à compter du 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises, 
• à compter du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire, 
• à compter du 1er janvier 2026, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises. 

 Il est donc important de noter que, même si vous n’êtes pas encore concerné par l’envoi de vos factures clients dès 2024, vous ferez à coup sûr parti des entreprises susceptibles de recevoir des factures électroniques, avec l’obligation de les accepter. Il est donc important pour les entreprises d’anticiper au plus tôt l’obligation de dématérialisation en adaptant leur processus de facturation ainsi que leurs outils.  

4/ Quelles sont les plateformes de dématérialisation disponibles ? 

 La facture électronique sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation (PPF) Chorus Pro ou d’une autre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Pour être conformes, les PDP doivent être immatriculées par la DGFiP et répondre au cahier des charges établi par cette dernière. Point important, l’utilisation du PPF est gratuite tandis que les PDP peuvent facturer leur prestation et offrir des services additionnels. 

 Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous avez choisie(s). Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une plateforme distincte ou le Portail Public de Facturation. 

 En cas de recours au PPF, celui-ci se chargera de transmettre les données visées directement à l’administration fiscale. En cas d’utilisation d’une autre plateforme de dématérialisation, cette dernière transmettra les informations au PPF qui les transmettra à son tour à l’administration fiscale. 

5/ Quels sont les prérequis permettant la dématérialisation ?

 Avant tout, la facturation électronique doit permettre de digitaliser l’ensemble de son cycle de vie, de la création à l’archivage, en passant par la transmission et l’intégration en comptabilité. Cela passe nécessairement par la refonte des processus de collecte et d’intégration de factures dans les ERP ou les logiciels de comptabilité. Le paramétrage des factures émises, comportant les champs obligatoires, devra également être effectué très précisément afin d’éviter tout rejet des plateformes et le risque de délais de paiement supplémentaires. 

Ainsi, pour tirer pleinement parti de la réforme, le choix de la plateforme doit être accompagné de la mise en place d’un processus simple et sûr de gestion des flux, soutenu par des outils offrant une continuité de l’information.  De plus, afin d’optimiser opérationnellement cette transformation, celle-ci doit être pensée avec et pour l’ensemble des parties prenantes concernées :  collaborateurs, clients et fournisseurs. 

 6/ Que risquent les entreprises en ne passant à la dématérialisation ? 

 Le non-respect des obligations de facturation et de transmission des données de facturation donnera lieu à une amende, à savoir 15 € par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile. 

 Les enjeux et les besoins d’évolutions (processus, outils, conduite du changement) induits par l’obligation de dématérialisation nécessitent la construction d’une feuille de route structurée. Celle-ci doit être basée sur une analyse d’impacts identifiant l’ensemble des transformations à mener. Toutes ces étapes (compréhension de l’existant, analyse des écarts, choix et déploiement des outils adaptés, définition et mise en place des processus adéquats, tests, etc.) doivent être engagées dès à présent et faire l’objet d’un projet dédié.  

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