Cloturer sereinement son exercice comptable
En ce mois de décembre, bon nombre d’entreprises se préparent à vivre le dernier mois de leur exercice comptable. Et qui dit dernier mois dit « clôture comptable ». Alors que cette échéance peut générer du stress pour les dirigeants et les équipes en charge, DigiDAF revient pour vous sur les dates clés, les bonnes pratiques et les obligations légales relatives à la clôture. Cela afin de vous permettre d’effectuer votre clôture comptable aussi sereinement que possible.
1/ Bien choisir sa date de clôture
Tout d’abord, avant de parler du processus de clôture comptable en lui-même, revenons sur la date choisie pour clore votre exercice.
Dans la majorité des cas, la date choisie coïncide avec la fin de l’année civile, c’est d’ailleurs une obligation pour les professions libérales. Pour tous les autres types de sociétés, la date de clôture n’est pas imposée par la loi. Ainsi, il peut être opportun de se pencher sur la pertinence de la date que vous avez fixée
Les deux seules obligations portent sur la durée de l’exercice (12 mois, excepté pour le premier exercice) et sur le caractère fixe de cette date. On ne peut donc pas choisir par exemple le dernier lundi de l’année civile. A part cela, vous êtes libre. Alors, sur quels critères se baser pour la définir ?
Le critère principal est la saisonnalité de votre activité. Pour refléter au mieux votre performance, mais également optimiser la présentation de votre bilan, il est recommandé de clôturer à la fin de la période la plus active.
Par exemple, une entreprise du retail va choisir une date de clôture après les soldes car son niveau d’activité maximum a été atteint, tout comme son niveau de trésorerie, et avec des stocks écoulés.
Les sociétés ayant une activité de Holding, avec distribution de dividendes, pourraient clôturer au 30 septembre afin de connaitre la performance de l’ensemble du Groupe et d’avoir bénéficié des remontées de dividendes de ses filiales.
Le second critère est la fiscalité des entreprises. En effet, il est important d’étudier les dispositifs fiscaux dont vous pourriez bénéficier, et d’analyser l’impact de la date de clôture dans votre optimisation fiscale.
Enfin, le dernier critère est la disponibilité de votre expert-comptable : choisir une date de clôture moins sollicitée par les entreprises vous permettra de bénéficier d’une plus grande disponibilité de votre expert-comptable.
2/ Dates clés et calendrier de clôture comptable
Pour rappel, le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour les sociétés commerciales. Toutes les sociétés commerciales doivent obligatoirement procéder au dépôt de leurs comptes, chaque année. Il existe tout de même une dispense totale ou partielle de publication des comptes en fonction de la taille de votre entreprise, associée à des niveaux de confidentialité. Voici les seuils à ne pas dépasser (2 seuils sur 3) pour être éligible à ces mesures :
Concernant le délai d’approbation et de publication des comptes, il faut distinguer les deux formes juridiques principales : les SARL (ou EURL) et les SAS (ou SASU).
Pour les premières, un délai de 6 mois est fixé par la loi pour convoquer l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) d’approbation des comptes.
Pour les SAS (ou SASU), la règlementation ne fixe pas de délai pour la convocation de cette assemblée. Néanmoins, la mise en paiement des dividendes doit intervenir dans un délai de 9 mois après la clôture des comptes. C’est pour cela qu’il est généralement retenu dans la pratique un délai de 6 mois également pour les SAS. Ce délai est d’ailleurs défini dans les statuts de votre entreprise.
Après approbation de vos comptes en AGO, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes au Greffe (ou 2 mois si le dépôt est effectué électroniquement).
Une fois ces dates clés identifiées, nous vous conseillons d’établir un retroplanning vous permettant de respecter ces délais. Celui-ci doit être construit avec les principaux intervenants de la clôture comptable (équipe comptable, expert-comptable, dirigeants, commissaires aux comptes, …). Ainsi, vous obtiendrez un calendrier comptable précieux pour vous aider à structurer votre processus de clôture et à aligner l’ensemble des intervenants sur les dates limite à respecter.
3/ Anticiper et rassembler les éléments comptables nécessaires
Afin de procéder à la réalisation de l’ensemble des documents comptables requis pour la clôture, vous devrez effectuer une liste de l’ensemble des justificatifs nécessaires.
Nous vous conseillons de créer un dossier partagé (sur votre serveur interne, sur MS Teams, ou sur une plateforme dédiée) dans laquelle vous viendrez renseigner les documents permettant de justifier chacun des postes de bilan / du compte de résultat.
Nous vous conseillons de distinguer les éléments qui incombent à un exercice et ceux portant sur plusieurs années.
Ces derniers doivent être regroupés dans un dossier permanent qui pourra être enrichi au fur et à mesure de l’évolution de la société. Il s’agit de documents juridiques, comptables, sociaux, fiscaux, … justifiant de la constitution de la société et de son activité. On y recense notamment : statuts, baux, contrats de licence, emprunts, conventions collectives, PV d’AG,…
Pour les éléments relatifs à un seul exercice, nous vous conseillons de créer des dossiers annuels qui seront renseignés puis archivés chaque année. L’arborescence de ces dossiers est ensuite faite en suivant les cycles comptables ordinaires (capitaux propres, immobilisations, clients, fournisseurs, social, fiscal), afin de justifier les postes du bilan et du compte de résultat. On y trouvera notamment l’ensemble des tableaux de réconciliations et les justificatifs des FAE et des FNP, inventaires de stocks, déclarations de TVA, factures d’achat / vente des immobilisations, …
Comme vous le constatez, le travail de compilation de ces éléments est très chronophage, sans compter le temps de saisie des écritures de clôture par les équipes comptables. Il nécessite notamment la remontée d’informations détenues par plusieurs départements et parfois la sollicitation de partenaires externes afin de récupérer certains justificatifs.
Nous vous conseillons donc vivement de mettre en place des clôtures trimestrielles, ou semestrielles a minima, pour ne pas avoir à rassembler tous les éléments en une seule fois.
4/ Réviser les écritures comptables et calculer l’impôt sur les sociétés (IS)
Une fois la constitution des dossiers permanents et annuels effectués, une fois la saisie comptable faite, vous devrez prendre un temps de révision de vos comptes. Vous devrez revoir chacun des soldes comptables et vous assurer de sa cohérence avec les informations transmises. Cette révision peut être effectuée soit en interne soit par un expert-comptable.
Une fois les écritures validées et le compte de résultat (avant IS) fiabilisé, il est temps de calculer l’impôt sur les sociétés. Pensez alors à l’ensemble des écritures non déductibles du calcul de l’impôt qu’il faudra ainsi retraiter, par exemple : provisions pour engagement de retraite, cadeaux à la clientèle, taxe sur les véhicules de société, certains pas-de-porte,…
Grâce à la base d’imposition calculée précédemment, et à votre taux d’imposition, vous pouvez désormais calculer et comptabiliser votre montant d’IS.
5/ Produire la liasse fiscale et les comptes annuels et la valider en assemblée
Ca y est, vous avez fait le plus dur. Il ne vous reste plus qu’à produire (ou à faire produire) et à faire approuver en assemblée (ou par décision de l’associé unique) l’ensemble des éléments qui seront déposés au Greffe, à savoir :
- le bilan (actif, passif),
- le compte de résultat,
- les annexes,
- le rapport de gestion (uniquement pour les sociétés cotées),
- le procès-verbal de l’assemblée contenant la proposition d’affectation et la résolution votée de l’affectation du résultat,
- le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
Et voilà, la clôture comptable n’a plus de secret pour vous ! Pour ce qui est de la mise en pratique, nous vous recommandons de la confier aux experts de DigiDAF, qui sont là pour vous accompagner tout au long du processus.
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