Comme l’adage le dit, “cash is king”. Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises se concentrent fortement sur l’amélioration de leur performance commerciale et peu sur la gestion de leur trésorerie.
Ainsi, alors que les business plans et les budgets sont très souvent effectués par le management des entreprises, les prévisionnels de trésorerie sont encore souvent délaissés. Or, ce prévisionnel est tout aussi clé à la santé de l’entreprise car il donne de la visibilité sur les flux futurs de trésorerie et permet de prévenir les risques de manque de trésorerie. Ce prévisionnel est notamment primordial pour des entreprises ayant fait appel à des financements extérieurs importants pour lesquels des échéances de remboursement sont à venir.

Néanmoins, la complexité d’un prévisionnel de trésorerie a pu décourager bien des DAF qui n’arrivaient pas à retranscrire la réalité des flux d’encaissements et de décaissements dans leur prévisionnel. Et c’est bien là toute la complexité de l’exercice, car le nombre de variables entrant en jeu dans ce prévisionnel nécessite à la fois la disponibilité de la donnée comptable, la facilité de suivi des encaissements et décaissements effectués, ainsi que des outils adéquats.

Du fait de cette complexité, il est important de garder en tête les horizons de temps pour lesquels vous construisez ce prévisionnel de trésorerie, associés aux objectifs attendus pour chacun de ces horizons. A court terme, vous attendrez de votre prévisionnel la capacité d’identifier de potentielles situations de tension de trésorerie ou des opportunités d’optimisation. A moyen terme, les prévisions de flux de trésorerie permettront d’analyser la liquidité de l’entreprise et d’identifier des besoins de financement à anticiper voir un excédent disponible pour des investissements, des versements de dividendes, … Le fait de poser ces objectifs vous permettra de comprendre le niveau de précision attendu de chacun de votre modèle de prévision et d’éviter de construire des “usines à gaz”.

Pour vous accompagner dans la création de vos prévisionnels de trésorerie, nous avons compilé nos principaux conseils tirés de notre expérience :

1. Un point de départ fiable

Pour les entreprises déjà existantes, vous devez sélectionner un point de départ fiable tel qu’une clôture annuelle par exemple. La difficulté généralement rencontrée, notamment pour les PME, est une comptabilité mensuelle peu fiable et dans des délais de rendu trop tardifs (le 15 ou le 20 du mois qui suit) pour une prévision de trésorerie. En effet, les encaissements et les décaissements continuent à courir pendant ce délai.

Conseils de DigiDAF : il faut pouvoir organiser le fonctionnement et les processus de la comptabilité afin que celle-ci soit fiable et disponible 8 à 10 jours après la date de clôture mensuelle.
Dans le cas où ce délai ne soit pas atteignable, nous vous conseillons d’intégrer le bilan dès que celui-ci est disponible, dans sa version “quasi-finalisée”. Une fois avoir fait tourner le modèle (voir éléments ci-dessous), mettez à jour le modèle avec le dernier solde de trésorerie connu (par exemple : le 17 janvier) et identifiez grâce aux relevés bancaires les causes de vos écarts pour ajuster le bilan initial. Lors de la finalisation du bilan, réintégrez dans votre modèle les soldes de celui-ci.

Pour les créations d’entreprises, l’absence d’historique facilite le point de départ de votre plan de trésorerie. Vous pourrez tester dans votre prévisionnel les hypothèses clés de votre activité et ainsi éviter les difficultés de trésorerie, cause principale de fermeture d’entreprises la première année de leur existence.

2. Une unité de temps adapté à votre besoin

Tel qu’évoqué en introduction, un prévisionnel de trésorerie doit être construit en fonction des objectifs auxquels il doit répondre, mais également en fonction de sa simplicité de mise à jour. Ainsi, nous vous conseillons d’établir un prévisionnel de trésorerie hebdomadaire pour le prévisionnel à court terme. Pour le prévisionnel à moyen terme, une périodicité mensuelle est suffisante.

3. Un prévisionnel d’activité fréquemment réajusté et saisonnalisé

Effectuer un budget, voire un business plan, est un exercice clé mais qu’il faut ajuster fréquemment afin de pouvoir s’assurer de sa pertinence. Nous vous recommandons de mettre à jour vos projections tous les trimestres à partir de la performance réelle de l’entreprise. Lors de la construction de votre business plan, pensez à la cohérence de sa présentation avec votre plan comptable. Cela facilitera considérablement la comparaison aux données comptables.
De plus, il est important, en fonction de votre activité, de penser à saisonnaliser vos prévisions. Pour mener cette analyse, la disponibilité de l’information financière mensuelle s’avère clé. Si vous n’avez pas effectué de clôture mensuelle, vous devriez tout de même pouvoir vous appuyer sur le grand livre de votre entreprise pour obtenir les tendances mensuelles principales. Pensez à analyser la saisonnalité des ventes mais aussi celle des achats.
Enfin, pour un prévisionnel à court terme, vous pouvez revoir à chaque début de mois les prévisions de ventes du mois avec l’équipe commerciale. Cette réunion mensuelle vous permettra aussi de pointer les clients n’ayant pas payé à temps et/ou des délais de paiement trop longs ayant été accordés.

4. Une analyse fine du BFR

Cette étape est clé afin de déterminer les délais de paiement clients et fournisseurs, ainsi que le délai de rotation des stocks. Grâce à ces informations, vous pourrez transformer votre prévisionnel d’activité en flux de trésorerie. Pour une analyse complète du BFR, vous devrez procéder à la fois à l’analyse du BFR d’exploitation et du BFR hors exploitation :

Analyse du BFR d’exploitation :
L’analyse des grands livres clients et fournisseurs est primordiale pour identifier les délais de paiement par typologie de clients et de fournisseurs. Par exemple, les délais pourront varier entre une PME, une entreprise publique ou une grande entreprise. Nous vous conseillons d’effectuer un découpage de vos clients / fournisseurs en fonction du type de ventes / achats concernés (ex : achats de matières, loyers, charges externes, …). Cela vous permettra d’appliquer des délais cohérents à chaque ligne de votre budget.
En fonction de votre activité, les stocks peuvent également jouer un rôle important dans votre BFR. Ainsi, il convient de calculer un délai de rotation des stocks, dépollué des stocks obsolètes. Pour cela, procurez-vous les détails des stocks sur une période longue (idéalement 12 mois minimum), déterminez les différentes typologies de stocks et calculez le délai de rotation des stocks
L’analyse de votre BFR peut en elle-même vous permettre d’identifier des leviers d’optimisation de votre trésorerie (raccourcissement du délai de paiement client, baisse du niveau moyen de stocks, …).

Analyse du BFR hors exploitation :
Souvent négligé, le BFR hors exploitation est important notamment de par le calendrier de paiement fiscal qui regroupe parfois sur certains mois des décaissements importants. Il convient donc de pouvoir anticiper ces décaissements pour ne pas se retrouver en tension de trésorerie. Pour rappel, en cas de tension de trésorerie, il vous est possible de demander à l’administration fiscale un échelonnement de vos dettes fiscales (voir sur le site du gouvernement).
Pour vous permettre d’affiner les décaissements fiscaux, n’oubliez pas d’identifier les taux de TVA relatifs à vos principales lignes de ventes et de charges.
Enfin, les décaissements liés aux salaires et charges sociales sont en général plus simples, avec un décaissement majoritairement chaque fin de mois, à l’exception de certaines caisses de prévoyance et mutuelles. Pensez à retraiter vos coûts des provisions pour congés payés.

5. L’anticipation d’encaissements et de décaissements spécifiques

Après l’analyse du “courant” grâce au BFR, vous devrez identifier les éléments particuliers de l’exercice tels que les investissements, les distributions de dividendes, la souscription d’emprunts, les remboursements d’emprunts et/ou d’actionnaires, …
L’établissement du prévisionnel vous permettra par exemple d’affiner le timing et les montants d’investissement.

6. Une actualisation du prévisionnel de trésorerie

Nous vous recommandons d’aligner les intervalles d’actualisation de votre prévisionnel de trésorerie avec l’unité définie précédemment. Ainsi, si votre prévisionnel est hebdomadaire, vous devrez renseigner chaque début de semaine la position de trésorerie réelle et ajuster les encaissements/décaissements. Cela permet bien entendu d’obtenir la position de départ réelle de votre trésorerie mais également d’ajuster le modèle avec des schémas non identifiés initialement (ex : retard de paiement récurrent d’un fournisseur)

7. Les bons outils

Le bon outil est avant tout celui qui vous permettra d’obtenir un bon niveau d’exactitude, tout en restant assez simple d’utilisation pour être mis à jour fréquemment. Ainsi, il peut s’agir aussi bien d’un outil intégré à votre ERP comptable que d’un fichier excel dans lequel vous pourrez intégrer facilement et mensuellement votre import du FEC (fichier des écritures comptables). D’ailleurs, chez Digidaf nous avons développé pour nos clients des outils excel automatisés et sécurisés, adaptés à l’activité du client et à son fonctionnement interne.
Néanmoins, si votre activité repose sur un nombre de transactions important et que vous avez un besoin de mise à jour fréquent, nous vous conseillons d’opter pour un outil intégré. Cela vous permettra :
• de réduire les délais de saisie manuelle et les risques d’erreur
• d’accroître la fiabilité de votre modèle en s’appuyant sur l’ensemble des données disponibles dans votre ERP

D’après notre expérience, nous avons listé pour vous les outils qui nous semblent les plus pertinents pour vous permettre de suivre et projeter votre situation de trésorerie. En attendant notre prochain article de décryptage qui présentera les avantages et inconvénients de chaque solution, voici ci-dessous une liste de logiciels que nous vous recommandons :
• E- finances
• Cashlab
• Fygr
• Turbot pilot
• Agicap
• Exalog
• Rocket chart
• Prismea
• Sage
• Cegid
• Wibap

Besoin d’aide pour construire votre prévisionnel de trésorerie ? L’équipe de DigiDAF vous aide à mettre en place la solution adéquate sur la base des outils ci-dessus ou développe pour vous un outil spécifique sur excel.